referenties

Nieuwsbrief

Kopiëren van ID-bewijzen van werknemer van een onderaannemer en zzp'ers

 

De Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) is van kracht sinds 2001. In 2015 hebben de Eerste en Tweede Kamer de Wet meldplicht datalekken en de uitbreiding bestuurlijke boetebevoegdheid College bescherming persoonsgegevens (nu Autoriteit Persoonsgegevens) aangenomen.

De WBP verbiedt het maken van kopieën van ID-bewijzen van werknemers van onderaannemers, maar tot 2016 stonden er hier geen sancties op. Omdat de Wet Ketenaansprakelijkheid wel vereist dat er gegevens genoteerd worden van werknemers van onderaannemers op sanctie van een boete, werden er door (hoofd)aannemers, voor het gemak wel kopieën gemaakt van hun ID-bewijzen.

Sinds 1 januari 2016 is het boetebeleid op grond van de WBP gewijzigd. De boete op het onterecht vragen naar of het verstrekken van een kopie van een ID-bewijs kan oplopen tot € 810.000,- of 10% van de jaaromzet. Daarom adviseert onder andere Bouwend Nederland om géén kopieën van ID-bewijzen te maken als daar geen wettelijke verplichting voor is (bijv. in het kader van de Wet Arbeid Vreemdelingen of voor eigen werknemers).

Hoofdregel
Uitgangspunt van de Wet bescherming persoonsgegevens is het beperken van het gebruik of het verzamelen en dergelijke van persoonsgegevens. Meestal is het genoeg als mensen hun identiteitsbewijs, zoals hun paspoort of identiteitskaart, laten zien. Dit wordt ook wel ‘legitimeren’ of ‘identificeren’ genoemd.

  • Gegevens van het ID-bewijs overnemen (niet kopiëren of scannen) is in bepaalde gevallen toegestaan. U kunt hierbij denken aan toegangscontroles en/of bezoekregistratie. Hierbij is toegestaan om een beperkt aantal gegevens vast te leggen, zoals de naam van de persoon die het terrein/gebouw wil betreden.
  • Overschrijven mag: de aannemer of inlener die iemand inleent, moet bij de Belastingdienst de identiteit van de werknemer kunnen aantonen. Daartoe moet de inlener het originele identiteitsbewijs controleren (zonder te kopiëren of scannen). Vervolgens moet hij hiervan een aantal persoonsgegevens overschrijven, waaronder het BSN, NAW-gegevens en geboortedatum. Let op: de uitlener mag het BSN van zijn werknemer niet verstrekken aan de aannemer of inlener.
  • Boete bij illegale kopieën in uw administratie: u kunt per illegale kopie een boete van maximaal € 810.000,- krijgen.

Uitzonderingen
Er is één uitzondering op de hoofdregel die hierboven is uitgelegd, te weten inleenkrachten buiten de EER-zone: als een ingeleende werknemer niet de nationaliteit bezit van één van de landen van de Europese Economische Regio (EER) is de inlener op grond van de Wet arbeid vreemdelingen verplicht een kopie van het identiteitsbewijs op te nemen in zijn administratie.

ZZP’ers
Een zzp'er is niet wettelijk verplicht om een kopie van het ID-bewijs te geven aan zijn opdrachtgever. Omdat een zzp’er geen personeel in dienst heeft en geen loonheffingen hoeft af te dragen, loopt u, als opdrachtgever, met hem geen aansprakelijkheidsrisico in het kader van de WKa. U hoeft daarom geen kopie te hebben van het identiteitsbewijs of het BSN hiervan over te nemen voor de Belastingdienst.

Tot 1 mei 2016 moest u wel een kopie of scan van het identiteitsbewijs maken de ingehuurde zzp’er als hij een Verklaring arbeidsrelatie (VAR) gebruikte. Door de invoering van de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA) en het vervallen van de VAR per 1 mei 2016 is dat nu ook verleden tijd.
U mag daarom geen kopie of scan van het identiteitsbewijs van de zzp’er in uw administratie opnemen. Ook mogen opdrachtgevers niet in een overeenkomst als voorwaarde stellen dat een kopie/scan verplicht is.
Overigens moet u wel de identiteit van de zzp’ers op uw bouwplaats controleren (verificatieplicht). U mag daarbij echter geen identiteitsgegevens (BSN) overnemen.

Wat betekent dit voor u?
Huurt u een onderaannemer in, dan: 
Mag u geen kopie van het ID-bewijs van de werknemers van een onderaannemer vragen of maken. Tevens mag u niet van de onderaannemer vragen het BSN op de mandagenstaten te vermeld. U mag wél de identiteit controleren van de werknemers van de onderaannemer die bij u op de bouwplaats werken. Ook mag u wél de persoonsgegevens van de werknemers van de onderaannemer overschrijven.

Bent u onderaannemer, dan:
Mag u geen kopie van het ID-bewijs of andere persoonsgegevens van uw eigen werknemers verstrekken aan uw opdrachtgever en mag u geen BSN noteren op de mandagenstaten.
Wel mag u tegen uw werknemers zeggen dat zij zich moeten kunnen identificeren op de bouwplaats waar ze werken en dat de opdrachtgever gegevens mag overnemen van hun ID-bewijzen.

(Bron: Bouwend Nederland)